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Kassensysteme in der Reisebranche
Frühbucherrabatte werden seit langem von Reiseveranstaltern und Hotels angeboten. Es wird damit geworben, dass dadurch viel Geld zu sparen ist. Die logische Argumentation ist, dass die Preise steigen, je näher der Reisetermin rückt, weil dann immer mehr Interessenten buchen wollen. Die Nachfrage bestimmt eben den Preis. Kurz vor Schluss werden die Preise dann oft wieder gesenkt, weil freie Kapazitäten noch möglichst zahlreich an den Mann gebracht werden sollen. Diese Last-Minute-Angebote sind dann ebenfalls sehr Preisgünstig. Natürlich ist man immer erst hinterher schlauer, ob man besser früh gebucht oder ein Last-Minute-Angebot genommen hätte. Beide Varianten sind aber wahrscheinlich tatsächlich deutlich preiswerter, als die Angebote im Zwischenzeitraum. Frühbucher sind in jedem Fall auf der sicheren Seite, dass sie eine Reise zum gewünschten Ziel und zum geplanten Zeitraum bekommen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Fernreisen, nahe Auslandsreisen oder Reisen im eigenen Land handelt. Ein Kassensystem wird in allen Betrieben genutzt, die mit der Reisebranche zu tun haben. Schon im Reisebüro wird über die Buchungssoftware eine Kassensoftware genutzt, die sowohl bargeldlose Zahlungen mit Scheck und per Überweisung verbuchen kann, als auch Barzahlungen verarbeiten kann. In vielen Reisebüros sind auch Frühbucherrabatte für Gruppen von bis zu achtzehn Personen im Angebot. Die jeweiligen Veranstalter haben sich meist auf Gruppenreisen spezialisiert und haben auch entsprechende Verträge mit Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben, die ihrerseits das Konzept des Hauses auf Gruppen ausgelegt hat. Aber auch hier werden hoteltypische Kassensysteme genutzt, mit deren Kassensoftware eben auch eine Gruppe abgerechnet werden kann. Die Reservierung und Buchung der Hotels wird vom Reiserveranstalter organisiert, der auch die Gästedaten an das jeweilige Hotel übermittelt. In aller Regel findet dieser Datenaustausch so rechtzeitig statt, dass bei Ankunft der Gäste die Kassensoftware schon über die Grunddaten verfügt. Das verkürzt die Zeit des Eincheckens gerade bei natürlich enorm. Herbergsbetriebe mit Gruppen-Spezialisierung haben eher selten ein Hotelrestaurant angegliedert, in dem auch externe Gäste bedient werden. Meist sind hier Speiseräume ausschließlich für die Hotelgäste vorgesehen, wo dann auch lediglich die Mahlzeiten angeboten werden, die für den Aufenthalt gebucht wurden. Das Kassensystem dieser Hotels kann aber dennoch ebenso viele Arbeitserleichterungen schaffen, wie Kassensysteme mit hotelspezifischer Kassensoftware in jedem anderen Hotel. Die Kassen in Hotels mit Spezialisierung auf Gruppenreisen können ebenso wie andere Netzwerkkassen in sämtlichen anderen Hotelbranchen auch eine Verbindung zu örtlichen Tourismusverbänden haben. Darüber können Tagesausflüge geplant oder Sehenswürdigkeiten im Ort oder in der Region herausgefunden werden. In allen Hotels können für Events und Sonderveranstaltungen netzwerkfähige Registrierkassen eingesetzt werden, eventuell fällige Eintrittsgelder zu kassieren. Auch an Theken mit Sonderausschank von Getränken oder einer Ausgabe von Speisen können Netzwerkkassen zum Einsatz kommen, die den jeweiligen Verkauf an die Kassensoftware zur weiteren Verarbeitung übermitteln. Es ist also unabhängig davon, in welchem Bereich ein Hotel spezialisiert ist. Eine Hotel-Kassensoftware ist in jedem Fall notwendig, um alle anfallenden Vorgänge verarbeiten zu können.
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Kassen in Hotelrestaurants und in Hotels
Für eine Hotelausstattung ist es nicht einfach mit Möbeln, Wandgestaltung und Bodenbelägen getan. Zur Ausstattung eines Hotels kann auch ein Hotelrestaurant gehören, jedoch macht dies noch lange kein gutes Hotel aus. Im Hotelrestaurant können natürlich die Hotelgäste selbst speisen, aber auch externe Gäste haben hier durchaus Zutritt. Jedes gute Restaurant innerhalb eines Hotels dürfte Wert darauf legen, selbst ebenfalls gut ausgestattet zu sein. Dazu gehört natürlich auch ein modernes Kassensystem, dessen Kassensoftware mit der des Hotels durchaus vernetzt sein kann. Registrierkassen sind, sofern sie nicht netzwerkfähig sind, eher nicht geeignet, Hotels und Hotelrestaurants mit Kassen-Leistung zu unterstützen. Mobile Kassen sind da schon eher in Restaurants zu finden, ob sie hotelzugehörig sind oder nicht. Manche Hotels sind mit guten Zimmern ausgestattet, verfügen aber weder über ein eigenes Hotelrestaurant noch über eine Frühstücks- oder anderen Speiseraum. Dann besteht die Erforderlichkeit, mit Nachbarhotels zusammen zu arbeiten. Das restaurantfreie Hotel mietet sich quasi in die Räume des anderen Hotels ein und stellt dies dann seinen Gästen ganz regulär über den Übernachtungspreis in Rechnung. Die Verpflegung wird dem Gast vermutlich in der Kassensoftware so für die Rechnung formuliert, dass zwar Speisen auf der Rechnung auftauchen, aber möglicherweise nicht die Tatsache, dass in Partnerhotels die Mahlzeiten eingenommen wurden. Im Gegenzug kann das mir Speiseraum und Restaurant ausgerüstete Hotel durchaus auch gelegentlich für seine Gäste Zimmer anmieten und unter dem eigenen Namen vermieten. Für derartige Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Hotels ist es natürlich nötig, dass die Kassensoftware des jeweils genutzten Hotel-Kassensystems mit dem Kassensystem der/des Partnerhotels kompatibel ist. Da wäre es sinnvoll, wenn die Hotels beim selben Kassen-Hersteller ihre Geräte kaufen, einen gemeinsamen Servicevertrag abschließen und auch die gemeinsam genutzte Kassensoftware über eine Schnittstelle zum Datenaustausch gemeinsam pflegen und gemeinsame Datenpflege betreiben. Meist stehen auf den Gästezimmern TV und Telefon zur Verfügung. Die Nutzung des Telefons wird sicher über eine Schnittstelle in der Kassensoftware der Hotelrechnung des Gastes zugeordnet. Kostenpflichtige TV-Programme wie Pay-TV werden ebenfalls über das Kassensystem erfasst und der Gästerechnung zugewiesen. Genauso dürften Zimmerservice, und Reinigungsservice nicht kostenfrei sein sondern mit klar definierten Beträgen der Rechnung zugewiesen werden. Eine Hotel-Kasse ist also durchaus ein ziemliches Multitalent, der eine Registrierkasse längst nicht mehr das Wasser reichen kann. Registrierkassen werden besonders im Hotel- und Restaurantgewerbe früher oder später vom Markt verschwinden. Schließlich sind moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen mit ihrer leistungsfähigen Kassensoftware sehr viel leistungsstärker und können auch neben dem Aufrechnen, Erstellen und Kassieren detaillierter Rechnungen viele weitere Arbeitsschritte vereinfachen. Die Arbeitszeiterfassung ist über die Kassensoftware ebenso möglich wie der Zugriff seitens der Verwaltung auf notwendige Daten zur Verbuchung in der Buchhaltung.
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Mietwagen an der Hotelkasse buchen
Viele Hotels bieten ja bekanntlich neben ordentlicher Ausstattung der den Gästen zugänglichen Räume bekanntermaßen auf den Gästezimmern auch Minibar, Telefon, Internet und Pay-TV. Allein das normale Fernsehprogramm dürfte kostenfrei genutzt werden. Aber alles andere ist, soweit ich weiß, gegen Gebühr nutzbar. Klar: Sendungen im Pay-TV ist kein Geschenk von Seiten des Hotels, und auch die Getränke in der Minibar bekommt das Hotel selbst auch nicht geschenkt. Aber es muss nicht immer alles gleich bei Nutzung oder Verzehr bezahlt werden. Die Anmeldung des Pay-TV z.B. kann der Kundenrechnung in der Kassensoftware des Hotel- Kassensystems zugeordnet werden, Zimmermädchen oder Housekeeping erfassen manuell oder mit mobilen Kassen die Entnahmen aus der Minibar und leiten dies der Kassensoftware zu. Was aber genutzte Telefoneinheiten oder Internetzeiten können vermutlich direkt über eine Kabelverbindung zum Kassensystem übertragen werden. Eine Einzelverbindungsübersicht dürfte hierdurch kein Problem sein. Der Gast kann damit dann auch die in Rechnung gestellten Telefongebühren überprüfen. Über Kassensysteme können Hotels auch eigene PKWs und Fahrräder verwalten und vermieten. Mit der Kassensoftware kann übersichtlich dargestellt werden, welches Fahrzeug gerade vermietet oder vielleicht in der Werkstatt ist. Das birgt den Vorteil, dass ohne Missverständnis klar gesagt werden kann, ob ein Fahrzeug zum Verleih zur Verfügung steht oder nicht. Wenn keine eigenen Räder oder Autos zu verleihen sind, könnte eine online-Verbindung zu entsprechenden Anbietern behilflich sein. Denn mit der Kassensoftware kann über die Leitung die Buchung getätigt und die Gebühren der Gästerechnung zugewiesen werden. Hotelspezifische Kassensysteme und Netzwerkkassen sind eine tolle Arbeit, seitens der Kassenhersteller. Denn was wären wird ohne diese leistungsstarken Geräte im Urlaub oder auf Dienstreise? Man würde nach wie vor lange auf seine manuell erstellte Rechnung warten und viel Zeit verlieren. Selbst eine Registrierkasse ist in mancherlei Hinsicht keine Erleichterung für manchen Betriebsablauf. Aber eine Kasse ist nötig überall dort, wo man mit Bargeld zu tun hat. Und das ist im Hotelwesen ja auch so: selbst wenn so mancher Gast seinen Aufenthalt bargeldlos per Überweisung zahlt, so gibt es doch viele Menschen, die bar oder mit Kreditkarte zahlen. Und dafür sind Kassen nötig. Im Hotelwesen, wie gesagt, sind Kassensysteme und Netzwerkkassen üblich, weil sie neben dem Kassieren viele andere Aufgaben unterstützen. Im Handel und in der Gastronomie trifft man häufig auf Registrierkassen, die dort auch mit entsprechender Kassensoftware ihren Dienst tun. Und zwar mehr als zufriedenstellend. Doch zurück zum Fahrrad- und Autoverleih. Ob also nun hoteleigene oder fremde Fahrzeuge: die Vermittlung eines Mietfahrzeugs ist in vielen Hotels alles, aber kein Problem. Immer mehr Urlaubshotels bieten übrigens auch an, dass Haustiere erlaubt sind. Hey! Gerade in den Sommermonaten zur typischen Urlaubszeit hört man immer wieder von ausgesetzten Haustieren. Das könnte ein Ende haben, wenn unsere lieben Familienfreunde mit ins Hotel dürfen. Und das dürfen sie offensichtlich immer öfter!
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