Hotel & Gastronomie

Artikel-Schlagworte: „Registrierkasse“

Der Einsatz einer Kasse ist im Einzelhandel bereits klassisch etabliert. Jedoch sollte man das Einsatzgebiet hierbei auf die vielseitigen Anforderungen des Einzelhandels abstimmen. Der derzeitige Stand der Technik im Bereich Kasse, Registrierkasse und Kassensysteme bietet hier bereits ein großes Angebot das auf den jeweiligen Bedarf abstimmbar ist. Die letzten Jahre waren gerade im Einzelhandelsbereich wirtschaftlich eine Berg- und Talfahrt und jedes Unternehmen musste möglichst flexibel auf den Markt, die Wirtschaftslage und Angebot und Nachfrage reagieren. Dies betrifft natürlich auch die Anschaffung einer Kasse beziehungsweise die Kosten- Nutzenrechnung für Investition in eine Kasse oder ein Kassensystem. Der kleinere Einzelhandelsbetrieb wie zum Beispiel der spezialisierte Tabakwarenhändler  hat hier einen ganz speziellen Nutzungsanspruch.  Oft ist solch ein Geschäft noch Inhaber geführt und ein Familienbetrieb mit vielleicht wenigen Aushilfen. Hier ist die Kasse in erster Linie sicherlich ein Instrument zur Tagesabrechnung und Umsatzerfassung. Die Kasse für den Tabakwarenladen sollte daher in der Regel einfach zu bedienen sein. Weiterhin sollte die Kasse natürlich auch über eine lange Lebensdauer verfügen. Dies sicherlich auch im Hinblick auf die Anschaffungskosten in der Relation zum Umsatz und der benötigten Funktion der Kassen.  Der Einzelhandel hat hier die vielschichtigsten Anforderungen an die Möglichkeiten, die eine moderne Kasse heute bieten sollte, denn allein die Aufgaben für Boutiquen, Lebensmittelhandel, Musikgeschäfte usw. stellen unterschiedliche Funktionsansprüche an eine Kasse. Der oben genannte klassische Tabakwarenladen bildet hier keine Ausnahme, denn das eine Unternehmen ist eher klein und es genügt eine einfache gut funktionierende Kasse. Hier ist aufgrund der nicht so großen Umsatzvolumina eher der günstige Anschaffungspreis im Vordergrund. Auf der anderen Seite gibt es den spezialisierten edlen Tabakwarenladen, dessen Angebot von der hochwertigen Zigarre über goldene Feuerzeuge, Pfeifen und weiteres Rauchwarenangebot verfügt. Hier ist die Kasse für ganz andere Funktionen gefordert. So sollte die Kasse zum Beispiel bei der Verwaltung der einzelnen Warengruppen unterstützen oder auch ein Warenwirtschaftsprogramm unterstützen können. Hier reicht dann in der Regel eine einfache Kasse nicht mehr aus und der Betreiber greift auf die hochwertigeren Kassensysteme zu. Dies nur als kleines Beispiel, wie die Begriffe - Kasse im Einzelhandel - zwar auf der einen Seite gleich sind, auf der anderen Seite aber nicht zwangsläufig das gleiche Produkt hier die optimale Lösung für den gewerblichen Bedarf ist. So vielschichtig die Anforderungen an eine Kasse allein innerhalb einer Branche sind, so unterschiedlich sind die Anforderungen an Kassen oder Kassensysteme in der gesamten Branche des Einzelhandels. Besonders die großen Einzelhandelsketten profitieren von der Anschaffung guter Kassen und Kassensysteme. Hier zählt besonders die Funktionalität, die Geschwindigkeit bei der Warenerfassung beim Kassieren, die Registrierung und Zählbarkeit von Warenabgängen per Stück. Die wird mit der Kasse im Einzelhandel in der Regel mit einem Barcodescanner gemacht.  Solche Barcodescanner ermitteln per Strichcode und Laserlesegerät gleich das Produkt und erfassen den Preis. Die Kasse oder das Kassensystem verarbeitet die Daten gleich weiter. Diese Möglichkeit der Abrechnung durch die Kasse ist eine enorme Zeitersparnis für Kunden und Mitarbeiter. Denn wer schon einmal beim Sommerschlußverkauf an der Hauptkasse eines Kaufhauses an der Kasse gewartet hat und die große Zahl der Textilien auf den Armen der Kundinnen die vor einem zur Kasse gehen betrachtet hat, kann nachvollziehen, wie wichtig die schnelle Erfassung der Preise und auch der reduzierten Preise ist. So wird durch die Kasse, bzw. in diesem Falle durch moderne leistungsstarke Kassensysteme, ein guter Teil des Stresses nicht nur für die Kunden sondern auch für die Mitarbeiter abgebaut.

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In der Hotelgastronomie sind Dekorationen ebenso wichtig wie eine Kasse. Zur Dekoration im Hotelrestaurant gehören zum Beispiel Kerzen und Servietten auf den Tischen, an denen Gäste Platz nehmen. Da eben Servietten und Kerzen aber dekorative Verbrauchsartikel sind, müssen diese immer in ausreichendem Vorrat vorhanden sein und regelmäßig nachgeordert werden. Das lässt sich natürlich auch gut über die Kassensoftware einer modernen Kasse nachvollziehen und verwalten. So können alle Einkäufe von Verbrauchs-Dekorationen wie eben Kerzen und Servietten in einer Datenbank in der Kasse als Wareneingang gebucht werden, bei einer Entnahme aus dem Vorrat wird dann eine Entnahme-Buchung in der Kasse eingegeben, was dann als Gegenrechnung den Bestand vermindert. Es kann in der Kassensoftware hinterlegt werden, dass bei einer bestimmten Vorratsmenge ein Hinweis für den Nachkauf der betreffenden Artikel auf dem Bildschirm der Kasse erscheint. Damit ist sichergestellt, dass immer ausreichend Deko-Verbrauchsartikel vorhanden sind. Desweiteren gehören zur Dekoration in einem Hotelrestaurant auch frische Blumen. Kleine Blumenarrangements können ebenfalls auf den Tischen dekoriert werden, ein üppiger Blumenstrauß kann im Eingangsbereich den Gästen einen freundlichen Empfang bereiten. Auch auf dem Tresen können in der Hotelgastronomie frische Blumen einen dekorativen Hingucker bilden. Auch diese Arrangements können über eine moderne Kasse abgerechnet werden. Wenn zum Beispiel der Hotelbetrieb einen Vertrag mit einem Floristen des Vertrauens geschlossen hat, dass beispielsweise wöchentlich die Blumen dekoriert werden, kann eine Terminierung ebenso über die Kassensoftware der im Hotel und im Hotelrestaurant genutzten Kasse erfolgen. Damit kann nachgehalten werden, dass die Dekorationsaufträge regelmäßig stattfinden. Auch eine Barzahlung dieser Dienstleistung eines Floristen kann als Barentnahme und Betriebsaufwand in der Kasse erfasst und verbucht werden. Da Kassenhersteller in den vergangenen Jahren nicht nur die Kassensoftware fortschrittlich weiterentwickelt haben, sondern auch das äußere Erscheinungsbild einer modernen Kasse verändert wurde, ist eine Kasse selbst auch sehr viel dekorativer geworden, als es die Kassen und Registrierkassen noch vor einigen Jahren gewesen sind.

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Frühbucherrabatte werden seit langem von Reiseveranstaltern und Hotels angeboten. Es wird damit geworben, dass dadurch viel Geld zu sparen ist. Die logische Argumentation ist, dass die Preise steigen, je näher der Reisetermin rückt, weil dann immer mehr Interessenten buchen wollen. Die Nachfrage bestimmt eben den Preis. Kurz vor Schluss werden die Preise dann oft wieder gesenkt, weil freie Kapazitäten noch möglichst zahlreich an den Mann gebracht werden sollen. Diese Last-Minute-Angebote sind dann ebenfalls sehr Preisgünstig. Natürlich ist man immer erst hinterher schlauer, ob man besser früh gebucht oder ein Last-Minute-Angebot genommen hätte. Beide Varianten sind aber wahrscheinlich tatsächlich deutlich preiswerter, als die Angebote im Zwischenzeitraum. Frühbucher sind in jedem Fall auf der sicheren Seite, dass sie eine Reise zum gewünschten Ziel und zum geplanten Zeitraum bekommen. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Fernreisen, nahe Auslandsreisen oder Reisen im eigenen Land handelt. Ein Kassensystem wird in allen Betrieben genutzt, die mit der Reisebranche zu tun haben. Schon im Reisebüro wird über die Buchungssoftware eine Kassensoftware genutzt, die sowohl bargeldlose Zahlungen mit Scheck und per Überweisung verbuchen kann, als auch Barzahlungen verarbeiten kann. In vielen Reisebüros sind auch Frühbucherrabatte für Gruppen von bis zu achtzehn Personen im Angebot. Die jeweiligen Veranstalter haben sich meist auf Gruppenreisen spezialisiert und haben auch entsprechende Verträge mit Hotels und anderen Beherbergungsbetrieben, die ihrerseits das Konzept des Hauses auf Gruppen ausgelegt hat. Aber auch hier werden hoteltypische Kassensysteme genutzt, mit deren Kassensoftware eben auch eine Gruppe abgerechnet werden kann. Die Reservierung und Buchung der Hotels wird vom Reiserveranstalter organisiert, der auch die Gästedaten an das jeweilige Hotel übermittelt. In aller Regel findet dieser Datenaustausch so rechtzeitig statt, dass bei Ankunft der Gäste die Kassensoftware schon über die Grunddaten verfügt. Das verkürzt die Zeit des Eincheckens gerade bei natürlich enorm. Herbergsbetriebe mit Gruppen-Spezialisierung haben eher selten ein Hotelrestaurant angegliedert, in dem auch externe Gäste bedient werden. Meist sind hier Speiseräume ausschließlich für die Hotelgäste vorgesehen, wo dann auch lediglich die Mahlzeiten angeboten werden, die für den Aufenthalt gebucht wurden. Das Kassensystem dieser Hotels kann aber dennoch ebenso viele Arbeitserleichterungen schaffen, wie Kassensysteme mit hotelspezifischer Kassensoftware in jedem anderen Hotel. Die Kassen in Hotels mit Spezialisierung auf Gruppenreisen können ebenso wie andere Netzwerkkassen in sämtlichen anderen Hotelbranchen auch eine Verbindung zu örtlichen Tourismusverbänden haben. Darüber können Tagesausflüge geplant oder Sehenswürdigkeiten im Ort oder in der Region herausgefunden werden. In allen Hotels können für Events und Sonderveranstaltungen netzwerkfähige Registrierkassen eingesetzt werden, eventuell fällige Eintrittsgelder zu kassieren. Auch an Theken mit Sonderausschank von Getränken oder einer Ausgabe von Speisen können Netzwerkkassen zum Einsatz kommen, die den jeweiligen Verkauf an die Kassensoftware zur weiteren Verarbeitung übermitteln. Es ist also unabhängig davon, in welchem Bereich ein Hotel spezialisiert ist. Eine Hotel-Kassensoftware ist in jedem Fall notwendig, um alle anfallenden Vorgänge verarbeiten zu können.

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Für eine Hotelausstattung ist es nicht einfach mit Möbeln, Wandgestaltung und Bodenbelägen getan. Zur Ausstattung eines Hotels kann auch ein Hotelrestaurant gehören, jedoch macht dies noch lange kein gutes Hotel aus. Im Hotelrestaurant können natürlich die Hotelgäste selbst speisen, aber auch externe Gäste haben hier durchaus Zutritt. Jedes gute Restaurant innerhalb eines Hotels dürfte Wert darauf legen, selbst ebenfalls gut ausgestattet zu sein. Dazu gehört natürlich auch ein modernes Kassensystem, dessen Kassensoftware mit der des Hotels durchaus vernetzt sein kann. Registrierkassen sind, sofern sie nicht netzwerkfähig sind, eher nicht geeignet, Hotels und Hotelrestaurants mit Kassen-Leistung zu unterstützen. Mobile Kassen sind da schon eher in Restaurants zu finden, ob sie hotelzugehörig sind oder nicht. Manche Hotels sind mit guten Zimmern ausgestattet, verfügen aber weder über ein eigenes Hotelrestaurant noch über eine Frühstücks- oder anderen Speiseraum. Dann besteht die Erforderlichkeit, mit Nachbarhotels zusammen zu arbeiten. Das restaurantfreie Hotel mietet sich quasi in die Räume des anderen Hotels ein und stellt dies dann seinen Gästen ganz regulär über den Übernachtungspreis in Rechnung. Die Verpflegung wird dem Gast vermutlich in der Kassensoftware so für die Rechnung formuliert, dass zwar Speisen auf der Rechnung auftauchen, aber möglicherweise nicht die Tatsache, dass in Partnerhotels die Mahlzeiten eingenommen wurden. Im Gegenzug kann das mir Speiseraum und Restaurant ausgerüstete Hotel durchaus auch gelegentlich für seine Gäste Zimmer anmieten und unter dem eigenen Namen vermieten. Für derartige Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Hotels ist es natürlich nötig, dass die Kassensoftware des jeweils genutzten Hotel-Kassensystems mit dem Kassensystem der/des Partnerhotels kompatibel ist. Da wäre es sinnvoll, wenn die Hotels beim selben Kassen-Hersteller ihre Geräte kaufen, einen gemeinsamen Servicevertrag abschließen und auch die gemeinsam genutzte Kassensoftware über eine Schnittstelle zum Datenaustausch gemeinsam pflegen und gemeinsame Datenpflege betreiben. Meist stehen auf den Gästezimmern TV und Telefon zur Verfügung. Die Nutzung des Telefons wird sicher über eine Schnittstelle in der Kassensoftware der Hotelrechnung des Gastes zugeordnet. Kostenpflichtige TV-Programme wie Pay-TV werden ebenfalls über das Kassensystem erfasst und der Gästerechnung zugewiesen. Genauso dürften Zimmerservice, und Reinigungsservice nicht kostenfrei sein sondern mit klar definierten Beträgen der Rechnung zugewiesen werden. Eine Hotel-Kasse ist also durchaus ein ziemliches Multitalent, der eine Registrierkasse längst nicht mehr das Wasser reichen kann. Registrierkassen werden besonders im Hotel- und Restaurantgewerbe früher oder später vom Markt verschwinden. Schließlich sind moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen mit ihrer leistungsfähigen Kassensoftware sehr viel leistungsstärker und können auch neben dem Aufrechnen, Erstellen und Kassieren detaillierter Rechnungen viele weitere Arbeitsschritte vereinfachen. Die Arbeitszeiterfassung ist über die Kassensoftware ebenso möglich wie der Zugriff seitens der Verwaltung auf notwendige Daten zur Verbuchung in der Buchhaltung.

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